市教委关于开展贯彻《高等学校档案管理办法》工作情况实地检查的通知
沪教委办〔2014〕33号
上海市教育委员会关于开展贯彻《高等学校档案管理办法》工作情况实地检查的通知
各有关高等学校:
根据《上海市教育委员会、上海市档案局关于开展〈高等学校档案管理办法〉工作情况检查的通知》(沪教委办〔2009〕37号),2009年以来,市教委与市档案局联合对本市41所高校开展了专项检查。今年,我委将继续对本市部分高校贯彻《高等学校档案管理办法》(以下简称“27号令”)工作情况进行实地检查,检查时间为2014年10月至11月。现将检查工作的有关事项通知如下:
一、检查学校
上海城市管理职业技术学院、上海电子信息职业技术学院、上海体育职业学院、上海健康职业技术学院、上海视觉艺术学院。
二、检查小组
由市教委办公室、市档案局相关部门、高校档案机构相关负责人和工作人员组成。
三、检查内容
1.组织学习、宣传档案法律法规情况,重点是学习贯彻“27号令”的情况;
2.学校档案工作管理体制建立情况,包括档案集中统一管理情况,档案工作领导分工情况,档案工作机构设置、人员配备、条件保障等情况;
3.各项档案管理制度的建立和执行情况,包括档案工作是否列入学校发展规划,文件材料的形成归档是否列入学校有关工作制度,对归档文件的完整、准确、系统是否有控制措施,对重点建设项目、重大科研项目、重大活动、重要会议档案是否管理到位等情况;
4.档案工作业务建设情况,包括规章制度建立健全情况,档案的完整性、准确性、系统性情况,案卷质量达标情况,档案信息化建设和电子文件归档工作情况,档案的安全保管情况等;
5.档案信息开发利用情况,包括档案利用效果、档案编研成果、档案机构发挥文化传播教育功能等情况。
四、检查方式
采取听取汇报、现场检查、查阅资料、综合评分、口头反馈意见及事后书面反馈意见相结合的方式开展检查。
五、检查程序
1.被检查高校档案部门负责人汇报本校贯彻“27号令”情况;
2.检查小组进行实地检查,评定等级,口头反馈意见;
3.检查小组组长对检查情况进行小结;
4.被检查高校分管档案工作领导讲话。
请各有关高校于9月20日前将本校贯彻“27号令”情况的自查报告和自评分表(见附件)报送市教委办公室,并做好相关准备工作。具体检查日期将另行通知。
联系人:顾建建、何斌;联系电话:23116636、23116640
电子信箱:gjj@shec.edu.cn
附件:贯彻教育部、国家档案局“27号令”检查评分表
上海市教育委员会
2014年5月6日
贯彻教育部、国家档案局“27号令”检查评分表
序号 |
检查内容 |
分值 |
评 分 细 则 |
检查方式与要求 |
检查得分 |
自评分 |
检查分 |
一
档案工作体制
8分
1.档案工作由校长领导,并有一名分管校领导协助负责档案工作(2分)
材料证明
2.档案工作纳入学校整体发展规划和各部门职责(2分)
材料证明
3.学校领导及时研究决定并协调解决档案工作的重大问题(2分)
材料证明
4.建立与办学规模相适应的档案机构(2分)
材料证明
二
档案机构的管理职责
10分
1.集中统一保管学校各类档案(4分)
材料证明
2.拟定学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实(2分)
材料证明
3.建立学校档案工作网络(1分),开展学校档案工作人员的业务培训(1分)
材料证明
4.开展档案宣传教育活动和学术交流活动(2分)
材料证明
三
档案机构人员配备
10分
1.配备相应的档案机构负责人(1分),并具有高级以上专业技术职务任职经历(1分)
材料证明
2.配备专职档案工作人员(1分),并列入学校事业编制(1分)
材料证明
3.组织专职档案人员参加档案岗位培训和继续教育,专职档案人员年龄、学历、专业等结构合理(2分)
材料证明
4.专职档案人员实行专业技术职务聘任制或职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇(2分)
材料证明或访谈了解
5.按照规定对长期接触有毒有害物质的档案工作人员予以补助(2分)
材料证明或访谈了解
四
档案管理
24分
1.定期布置、检查、总结档案工作(2分)
材料证明
2.根据27号令和学校档案工作实际,制定文件材料归档范围和各门类档案保管期限表(2分),归档范围齐全完整(2分)
材料证明、实地查看
3.建立了和学校发展历史、规模相称的档案馆(室)藏体系(3分)
材料证明
4.归档档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)等各种载体形式(3分,缺一种不得分)
实地查看
5.实行部门、课题组立卷的归档制度(2分)
材料证明、实地查看
6.各部门、各院系及各有关人员按照有关业务规范和规定及时做好档案收集、整理和移交工作(4分)
材料证明
7.开展档案史料征集工作(1分),并制定有关制度和办法(1分)
材料证明
8.建立健全库房管理制度(1分),对档案和资料的保管情况定期进行检查(1分)
材料证明
9.按时完成档案统计年报(2分)
材料证明
五
档案的利用和编研
11分
1.建立健全档案利用制度,为社会利用档案创造便利条件(2分)
材料证明
2.编制必要的档案检索工具(2分)
材料证明
3.利用未开放档案有审批、登记手续(1分)
材料证明
4.设立专门的阅档室(1分)
实地查看
5.开展档案编研工作(2分)
材料证明
6.定期开展档案鉴定工作(1分)
材料证明
7.采取多种形式(档案展览、陈列、网站)开展档案宣传工作(2分)
材料证明
六
案卷质量
10分
1.组卷编目规范(2分),卷内文件排列合理、有序(2分)
材料证明、实地查看
2.归档文件装订符合要求(2分)
材料证明、实地查看
3.归档文件已全部上架,排列有序(2分)
材料证明、实地查看
4、无积存零散文件(2分)
材料证明、实地查看
七
条件保障
11分
1.档案工作所需经费列入学校预算(2分)
材料证明
2.配备档案工作所需的必要设备与设施(2分)
实地查看
3.档案馆(室)建设符合《档案馆建设标准》(建标103—2008)(2分)
材料证明、实地查看
4.档案库房有监控、消防设施(2分),符合“八防”要求(2分)
实地查看
5.声像、电子等特殊载体档案有专门存放设备(1分)
实地查看
八
档案信息化管理
12分
1.档案信息管理系统与本单位信息管理系统建设同步发展,实现文档一体化管理。(2分)
材料证明、实地查看
2.制定电子文件归档管理制度(1分)
材料证明
3.纸质档案材料和电子档案材料同步归档(2分)
材料证明、实地查看
4.电子文件归档要求符合有关规定和标准(2分)
实地查看
5.建立档案数据库,开展存量档案数字化工作(2分)
材料证明
6.档案数据库结构符合规范,检索方便,并实行在线备份和脱机保存等数据安全管理措施,确保归档电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性(2分)
材料证明、实地查看
7.建立档案工作网站或网页(1分)
实地查看
九
重要档案管理
4分
1.建立了重要(重大活动、重要会议)档案归档管理制度(2分)
材料证明
2.积极参与学校各项重大活动,确保形成的各类文件材料和声像材料收集完整,归档及时(2分)
材料证明
合 计